Betrokken vrijwilligers waren voor mij aanleiding om mij verder te verdiepen in communicatie en motieven van mensen. Neuro Linguïstisch Programmeren (NLP) in combinatie met Transactionele Analyse (TA) en Systemisch werk heeft mijn leven en kennis verrijkt. NLP modellen zijn heel goed bruikbaar in samenwerking met je vrijwilligers, collega’s of gevers. En misschien zelfs wel thuis.
Ik ben de laatste hand aan een white paper aan het leggen. Hierin deel ik mijn samenwerkingstips met vrijwilligers.
Feedback
Een heel logische tip is feedback geven. Positieve feedback. Je vrijwilligers bedanken, teruggeven dat ze het goed hebben gedaan. Dat weten we waarschijnlijk allemaal wel. Alleen als het niet zo lekker loopt? Wat doe je dan? Niks zeggen? Of het gesprek aangaan? Elkaars verwachtingen uitspreken?
Feedback met sandwich model
Het sandwich feedback model is een heel bruikbare methode. Je bent meer ontvankelijk voor tips, raadgevingen en kritiek als je in een neutrale, of meer positieve stemming bent. Dat is de essentie van het sandwichmodel.
Eigenlijk is de structuur heel eenvoudig. De bovenste helft van de sandwich daar start je mee. Je zegt wat je goedvindt en liefst zo specifiek mogelijk. De feedback gever dient daarmee ook nadrukkelijk te kijken naar de dingen die goed zijn. Het is voor de ontvanger prettig om te horen wat wel goed gaat.
Daarna beleg je je sandwich waarin je aangeeft wat er volgens jou mogelijk zou kunnen worden verbeterd. Het onderste deel, de bodem van je sandwich, maak je compleet met een positieve mening. Je laat de ontvanger hiermee, weer in een neutrale of meer positieve stemming achter. De motivatie om aan de verbeterpunten te werken zal alleen maar toenemen.
Uitgangspunten van sandwich feedback zijn dat:
- Je intentie goed is. Je respecteert de ander en wil hem/ haar laten groeien
- Je oordeelt niet en je reactie is bedoeld als een toevoeging aan verbetering.
- Je geeft een korte specifieke feedback in plaats van lang, algemeen en onduidelijk.
- Je geeft feedback op het gedrag van de ander en op niet de persoon.
- Je feedback heeft alleen zin als de ander er ook open voor staat. Dus zoek een rustig, gunstig moment en onder vier ogen is geen gek idee.
Stappen van het sandwich model
- Begin met te benoemen wat je goed vindt, dat de ander doet,“Wat ik vind dat je goed doet is ….”
“en” - Het beleg
‘’Wat je zou kunnen verbeteren/veranderen is……..”
of
‘’Ik heb een suggestie voor je…”
‘’Mogelijk kun je… nog beter/anders doen…”
‘en” - Geef ten je algemene positieve samenvatting. Noem iets was positief is en benoem het globaal.
‘’Over het algemeen vind ik het een goede….
of
‘’“Als je deze feedback integreert dan…”I
Richtlijnen bij het geven van feedback
- Begin positief en eindig positief (sandwich feedbackmodel)
- Gebruik ‘ik vind’ in plaats van ‘jij bent’ of ‘het is zo dat’
- Gebruik ‘en’ in plaats van ‘maar’
- Vraag ‘hoe komt het …’ in plaats van ‘waarom doe je …’
- Gebruik zintuiglijke waarneming ‘ik zag, ik hoorde …’
- Geef alternatieven
Uitleg bij het geven van feedback
Indien je iemand aanspreekt op ‘jij bent’ dan spreek je iemand aan op zijn identiteit, terwijl je hem eigenlijk wilt aanspreken op zijn gedrag. Voel maar eerst eens bij jezelf hoe het voelt om aangesproken te worden op je individu en hoe het voelt om aangesproken te worden op je gedrag.
Maak gebruik van het woord ÈN om het eerste en tweede deel aan elkaar te koppelen. Het woord MAAR wordt vaak gebruikt en ontkracht de betekenis van het eerste deel van de zin. Het effect van deze zogenaamde sandwich feedback methode is dat mensen horen wat ze specifiek goed doen, wat verbeterpunten zijn en wat het resultaat is van verbetering.
Regels bij het ontvangen van feedback
- Luister zorgvuldig en sta open voor de informatie die je krijgt
- Kies geen defensief gedrag: ‘ja maar….’
- Vraag om verheldering en voorbeelden
- Verwelkom de informatie als een gelegenheid om te leren en te groeien
- Verzamel informatie ook bij anderen
- Bedank voor de feedback en doe er je voordeel mee!
Op deze manier kun je een open en eerlijk gesprek voeren en daarbij zorg dragen dat de motivatie aanwezig blijft. Je zorgt ervoor dat mensen in gesprek met je blijven. En samen komen jullie tot prachtige samenwerking!